Privacybeleid Jolly Good

 

Privacybeleid Jolly Good, Floorball & Unihockey Club Hulst.

Inleiding

Jolly Good is een Sport vereniging , gevestigd in Hulst. De vereniging heeft sportleden en strippenkaart* leden en een bestuur van vrijwilligers. Binnen de vereniging zijn twee trainingsgroepen: Maandagavond voor jeugd tussen 12-+20 en op de Zondagavond voor senioren.

Omdat we een vereniging zijn en onze leden zo goed mogelijk willen bedienen, verzamelen we verschillende persoonsgegevens. In dit privacy beleid beschrijven we welke gegevens we verzamelen, waarom we de gegevens verzamelen, hoe we de gegevens gebruiken en wie er toegang heeft tot de gegevens. Daarnaast wordt beschreven welke keuzes leden hebben wat betreft het verwerken van hun persoonsgegevens. Het privacy beleid omvat alle on- en offline systemen waarin persoonsgegevens voorkomen en is van toepassing op Jolly Good.

Lidmaatschap

Wat verzamelen we van leden?

We verzamelen van alle leden de volgende gegevens:

- Naam

- Adres

- Geboortedatum

- Emailadres

- Telefoonnummer

- Inschrijfdatum lidmaatschap

Waarom verzamelen we de gegevens van leden?

Bovenstaande gegevens verzamelen we om de leden optimaal te kunnen bedienen. Van bovenstaande gegevens wordt voornamelijk het emailadres gebruikt. De communicatie vanuit het bestuur gebeurt veelal via email. Via email ontvangen de leden bijvoorbeeld informatie over geplande activiteiten, vragen voor deelname aan wedstrijden of cursussen, berichten van het bond, Nederlands Floorball en Unihockey Bond, NeFUB. Via de mail worden de leden ook uitgenodigd voor de ALV, die een keer per jaar plaatsvindt, en ontvangen ze hiervoor per mail de benodigde vergaderstukken.

Sommige groepen nemen zelf het initiatief een whatsapp-groep te maken. Deze whatsapp-groep is voor de leden van de desbetreffende groep, Jeugd en Senior. Via deze whatsapp-groep zal het bestuur niet communiceren met leden. Indien gewenst kan de leiding beslissen een bericht of vraag vanuit het bestuur door te sturen in de whatsapp-groep. Het deelnemen aan de whatsapp-groep wordt georganiseerd binnen de trainingsgroep, leden beslissen zelf of ze hier aan deelnemen of niet.

Wie kan er bij de gegevens van leden?
De gegevens worden bewaard in een beveiligd onlinedocument, clubportaal. Naast dat de bestuursleden en NeFUB leiding met toegang in moeten loggen op de pagina, moeten ze ook een wachtwoord invullen om het beveiligde document te openen. De gegevens worden niet met derden gedeeld.
Naast clubportaal heeft de secretaris van Jolly-Good een eigen leden administratie (spreadsheet of acces data base). Hierin staan zowel de gegevens van de huidige- als oud leden vermeld. De secretaris dient bij afmelding van een lid de lijsten (clubportaal, spreadsheet) bij te werken, als ook de e-mail distributie lijst.

Hoe heeft een lid inzicht in zijn/ haar gegevens?

Een lid kan zijn/ haar persoonsgegevens opvragen. Hiervoor moet een mail gestuurd worden naar het secretariaat van Jolly Good. Jolly Good zal binnen drie weken reageren op de vraag.

Einde lidmaatschap

Wanneer het lidmaatschap opgezegd wordt, word de persoonlijke gegevens in onze bestanden eruit gehaald, Jolly Good en bij NeFUB.

Publicaties

Foto’s en video’s

Bij openbare gelegenheden kunnen foto’s en video’s gemaakt worden door pers en derden. Als vereniging maken we ook graag foto’s en opnames tijdens training of oefenwedstrijden om te plaatsen op de website en/ of facebook. Ondanks dat dit op een openbare plaats gebeurt, willen we toch graag weten of leden toestemming geven voor het openbaar maken van foto’s en video’s waarop zij herkenbaar in beeld zijn via internet, social media en andere publiciteitsmedia. Aan nieuwe leden wordt dit schriftelijk gevraagd bij inschrijving. De huidige leden wordt gevraagd het per e-mail kenbaar te maken wanneer ze bezwaar hebben tegen het plaatsen van foto’s of video’s.

Ook tijdens besloten activiteiten kunnen foto’s gemaakt worden. Voorafgaand aan deze activiteiten wordt leden gevraagd geen foto’s op social media te plaatsen, tenzij zij uitdrukkelijk toestemming hebben van de overige leden die op de foto staan. Op internet, social media en andere publiciteitsmedia worden door de vereniging geen foto’s van deze activiteiten geplaatst, tenzij er uitdrukkelijk toestemming gegeven is door de leden die op de foto staan en in het geval van een minderjarig lid, de ouders van het lid.

 

Functionaris gegevensbescherming

Als vereniging zijn wij vrijgesteld van genoemde functionaris. Het bestuur van Jolly Good zullen echter wel als zodanig hiermee worden belast.